Van pilot naar dagelijkse orderstroom bij Melle Transport

Melle Transport is gespecialiseerd in het vervoer van zeecontainers over de weg, vanuit de regio Rotterdam naar nationale en internationale bestemmingen. Iedere transportopdracht moet daarbij niet alleen snel worden opgepakt, maar ook met de juiste informatie in het operationele systeem terechtkomen.

De containerorders kwamen in uiteenlopende formats binnen. Daardoor bestond orderinvoer niet uit één vaste handeling: medewerkers moesten informatie herkennen, controleren en op de juiste plaats in het e-Lips TMS van Erniesoft invoeren. Verschillen tussen orders maakten het lastig om die route met traditionele vaste templates betrouwbaar te automatiseren.

Het handmatige werk kostte niet alleen tijd per order. Naarmate het ordervolume groeit, groeit ook het aantal controles en invoerstappen mee. Melle wilde daarom de volledige route van binnenkomende order tot bruikbare TMS-data aanpakken, in plaats van alleen één document of één veld sneller te verwerken.

Melle Transport en Chainfill begonnen met een afgebakende pilot voor de invoer van containertransporten. Die beperkte start maakte het mogelijk om de echte orderstroom te volgen: van het moment waarop informatie binnenkomt tot het moment waarop een complete order in het bestaande TMS beschikbaar is.

Chainfill leest de binnenkomende orderinformatie, zet de relevante gegevens in een consistente structuur en voert de afgesproken controles uit. De verwerkte informatie gaat vervolgens door naar e-Lips. Alleen situaties die niet veilig automatisch kunnen worden afgehandeld, vragen nog om beoordeling door een medewerker.

Na de eerste livegang is de workflow verder verbeterd met voorbeelden uit de dagelijkse operatie. Afwijkende formats en uitzonderingen werden niet als randgevallen buiten de oplossing gehouden, maar gebruikt om de verwerking steeds robuuster te maken. Daardoor kon de automatische route stap voor stap een groter deel van de echte orderstroom overnemen.

De pilot is daarmee onderdeel geworden van de operationele werkwijze. Inkomende orders volgen een vaste verwerkingsroute en situaties die niet veilig automatisch kunnen worden afgehandeld, komen gericht bij een medewerker terecht. Zo blijft de operatie controle houden zonder iedere order vanaf het begin handmatig te verwerken.

De samenwerking gaat bovendien verder dan de eerste orderflow. Melle Transport en Chainfill bespreken welke andere processen op dezelfde manier kunnen worden ingericht: klein beginnen, uitzonderingen leren kennen en pas uitbreiden wanneer de eerste workflow betrouwbaar in de operatie draait.