BTT verkort orderinrichting van uren naar minuten

BTT Multimodal Container Solutions verbindt de zeehavens van Rotterdam en Antwerpen met het Europese achterland via water, spoor en weg. Vanuit terminals in Tilburg, Bergen op Zoom en Geleen komen containeroverslag, intermodaal transport en warehousing samen in één netwerk. Achter die fysieke operatie loopt een even belangrijke informatiestroom van klantorders en updates.

Die orderstroom is allesbehalve uniform. BTT verwerkt lange Excel-lijsten met soms tot 1.000 orders, maar ook wijzigingen, ordersynchronisatie, verschillende klantformats en een groot aantal klantstromen. Iedere variant vraagt om de juiste interpretatie voordat de informatie bruikbaar is in de operatie.

Voorheen kostte het inrichten van klantorders daardoor enkele uren. Het team moest grote hoeveelheden informatie ordenen en controleren, terwijl updates en afwijkende formats het proces opnieuw konden beïnvloeden. Dat maakte groei afhankelijk van meer handmatige capaciteit en beperkte hoe snel nieuwe klantstromen konden worden aangesloten.

De uitdaging was daarom niet alleen om een Excel-bestand sneller te lezen. BTT wilde het volledige intakeproces schaalbaarder maken: grote ordervolumes verwerken, wijzigingen meenemen en verschillende formats omzetten naar een consistente operationele uitkomst.

BTT koos Chainfill om deze orderintake verder te automatiseren. Samen met het operationele team is een workflow ingericht die grote orderlijsten, updates en verschillende formats omzet in een consistente structuur. Daarmee wordt niet één bestandstype opgelost, maar ontstaat een herhaalbare route voor meerdere klantstromen.

De proceskennis van BTT was daarbij onmisbaar. Het team bracht in kaart welke informatie nodig is, hoe updates moeten worden verwerkt en waar een uitzondering bewust menselijke aandacht vraagt. Chainfill vertaalde die kennis naar controles en workflowstappen in het platform.

De samenwerking verliep bewust pragmatisch. Voorbeelden uit de operatie werden snel besproken en omgezet in concrete verbeteringen. Zo kon de implementatie niet alleen live gaan, maar ook blijven aansluiten wanneer nieuwe formats of klantstromen zich voordeden.

Het verschil is zichtbaar in de tijd die nodig is om klantorders in te richten. Volgens Ruben Diederen ging dat proces van enkele uren naar enkele minuten. Die versnelling betekent niet alleen minder invoerwerk; zij maakt het ook mogelijk om groei op te vangen zonder dat de administratieve inrichting in hetzelfde tempo hoeft mee te groeien.

Ook in de actuele productie is het effect zichtbaar. De actieve BTT-omgeving verwerkte in de afgelopen 30 dagen 708 documenten; afgerond 93% doorliep de verwerking zonder een gebruikerswijziging. De tijdwinst uit de klantreactie wordt zo ondersteund door een recente meting uit de dagelijkse workflow.

BTT en Chainfill bouwen na de livegang verder. Iedere nieuwe klantstroom levert aanvullende kennis op waarmee de workflow consistenter en breder inzetbaar wordt, terwijl het operationele team controle houdt over uitzonderingen.