Data en hosting
De applicatie, database en documentopslag draaien op Microsoft Azure in Sweden Central. De frontend draait op Vercel. AI-verwerking loopt via Google Cloud Vertex AI in Nederland. De subverwerkerslijst beschrijft de locaties en eventuele doorgifte buiten de EER per dienst.
Verwerking van documenten
Chainfill ontvangt documenten, haalt gegevens op en controleert die volgens jouw configuratie. Na goedkeuring of via ingestelde automatische export gaan de gegevens naar je TMS, ERP of WMS. Bij een mailboxkoppeling spreken we af welke map wordt verwerkt.
Bekijk het technische verwerkingspadBewaren en verwijderen
We bewaren documenten, e-mailinhoud, extractieresultaten en verwerkingshistorie voor de dienstverlening en controle achteraf. Een export verwijdert die gegevens niet automatisch. Je kunt om verwijdering vragen. Bij beëindiging kiezen klanten voor teruglevering of verwijdering, behoudens wettelijke bewaarplichten. De afspraken staan in de verwerkersovereenkomst en het privacybeleid.
PrivacybeleidToegang, isolatie en versleuteling
Toegang tot klantdata is gekoppeld aan het bedrijf en de rechten van de gebruiker.
Scheiding tussen klanten
Klantdata is logisch gescheiden binnen gedeelde infrastructuur. Autorisatie en bedrijfsgebonden toegangscontroles beperken welke gegevens een gebruiker kan benaderen.
Inloggen en rechten
Accounts worden op uitnodiging aangemaakt, met rechten per rol. Elke gebruiker kan multifactorauthenticatie inschakelen. Single Sign-On is een Enterprise-optie; daarbij gelden de authenticatieregels van je eigen identityprovider.
Versleuteling
Opgeslagen data is versleuteld met AES-256. Gegevens worden via HTTPS versleuteld verzonden.
Auditlogging
Belangrijke wijzigingen aan documenten, workflows, instellingen en rechten worden vastgelegd met gebruiker en tijdstip. Verwerkings- en exporthistorie ondersteunen controle en foutanalyse.
Beveiligingstesten en certificering
Wijzigingen doorlopen code-review en geautomatiseerde tests. We gebruiken geautomatiseerde beveiligingscontroles en laten het platform extern testen.
ISO 27001
Gepubliceerde status op 3 augustus 2026: in certificeringstraject, nog niet gecertificeerd. Het traject betreft de ontwikkeling, exploitatie en support van het Chainfill-platform. Vraag ons om de actuele status en beschikbare bewijsstukken.
Externe penetratietest
WYKYK heeft de externe penetratietest afgerond. Alle bevindingen uit deze test zijn verholpen. Het rapport is op aanvraag beschikbaar.
Over WYKYKBeschikbaarheid en incidentafhandeling
De SLA en verwerkersovereenkomst leggen de afspraken over beschikbaarheid, ondersteuning en datalekmeldingen vast.
- Beschikbaarheid
- De SLA hanteert 99,5% maandelijkse beschikbaarheid volgens de afgesproken meetmethode. Daarin staan ook de voorwaarden voor service credits.
- Ondersteuning
- Het servicevenster is maandag tot en met vrijdag van 09:00 tot 18:00 Nederlandse tijd, met uitzondering van algemeen erkende feestdagen. De SLA beschrijft prioriteiten en responstijden.
- Datalekmeldingen
- We melden een datalek zonder onredelijke vertraging na kennisname, zoveel mogelijk binnen 24 uur, zoals vastgelegd in de verwerkersovereenkomst. De melding bevat de beschikbare informatie en een contactpunt voor opvolging.
- Back-ups en herstel
- Back-ups zijn versleuteld en gescheiden van de productieomgeving opgeslagen. Herstel naar een eerder tijdstip is mogelijk. Een terugvalscenario voor jouw documentverwerking stemmen we tijdens onboarding af op je TMS of WMS en volumes.
- Exit en dataportabiliteit
- Bij beëindiging kun je kiezen voor teruglevering of verwijdering van je gegevens, behoudens wettelijke bewaarplichten. Export is beschikbaar in XML, JSON, CSV en Excel.
NIS2-leveranciersbeoordeling
Beoordeel je Chainfill als leverancier voor NIS2? Je kunt onze ingevulde securityvragenlijst, het technische overzicht en het NIS2-leveranciersaddendum opvragen. Het addendum beschrijft meldtermijnen, beveiligingsafspraken en audit- en bewijsrechten.
AI en jouw data
Lees hoe bedrijfsspecifiek geheugen, modeltraining, menselijke controle en automatische export zijn ingericht.
Vragen over beveiliging
Neem contact op voor vragen over de beveiliging van Chainfill of voor aanvullende bewijsstukken.