Geen EDI? Zo laat je de orderstroom toch lopen
Veel opdrachtgevers hebben geen EDI. Dat is geen reden om orders te laten stapelen of om eindeloos te mailen. Met een helder sjabloon, een paar simpele controles en duidelijke afspraken krijg je dezelfde rust die EDI geeft. Zonder technische taal.
Wat je wél nodig hebt
Je klant hoeft niets nieuws te kopen. Ze sturen gewoon e-mail, PDF of Excel. Jij vraagt om een paar vaste velden en een helder voorbeeld. Denk aan referentie, adressen, aantallen en een korte omschrijving. Dat is de inhoud die EDI ook gebruikt. Alleen nu leest AI het voor je uit.
Hoe AI dit oplost in 3 simpele stappen
Lezen en herkennen AI leest de e-mail en bijlagen. Het herkent velden zoals referentie, adressen en aantallen. Vrije tekst wordt omgezet naar vaste vakjes.
Controleren en aanvullen De basisregels staan klaar. Postcode hoort bij plaats. Aantal is groter dan nul. Tijden zijn logisch. Klopt iets niet, dan krijg je één gerichte vraag. Geen pingpong.
Boeken en terugkoppelen Kloppende orders gaan automatisch je systeem in. Jij krijgt een bevestiging. De klant krijgt desnoods een korte vraag of een bevestiging. Alles is traceerbaar.
Wat jij merkt vanaf dag één
Minder terugvragen en minder wachttijd.
Minder fouten die later kosten.
Snellere bevestiging richting klant.
Planners focussen op uitzonderingen in plaats van overtypen.
Voorbeeld van een goede ordermail
Onderwerp: Order ACME-PO-78421
Pickup: Keizersgracht 123, 1015CJ Amsterdam, NL
Delivery: Spoorlaan 12, 5038CB Tilburg, NL
Omschrijving: Electronics
Aantal: 22 colli
Gewicht: 860 kg
Laadgereed: 26-09-2025 08:00
Sluitingstijd: 26-09-2025 16:00
Opmerkingen: Bel bij aankomst
AI leest dit direct in. Geen bijlagen hoeft ook. Kort en compleet is genoeg.
Veelgemaakte fouten die AI voorkomt
Afkortingen in adressen die tot omrijden leiden.
Aantallen zonder eenheid.
Tijden die elkaar tegenspreken.
Lange notities waarin belangrijke details verdwijnen.
AI herkent deze patronen en vraagt alleen door als het echt nodig is.
Wanneer stap je alsnog over op EDI
Als je volumes groeien of als klanten steeds hetzelfde format aanleveren. Dan is EDI een logische volgende stap. De velden zijn dezelfde. Je vervangt e-mail door een vaste koppeling. Je laat de AI controle aan staan als extra veiligheidsnet.
Waarom Chain Fill
Chain Fill is AI orderverwerking voor transport en logistiek. Het leest e-mails en bijlagen, past vaste regels toe en boekt kloppende orders automatisch in. Twijfelgevallen gaan naar een medewerker met een korte toelichting. Jij houdt de regie en je krijgt directe winst in tijd en kwaliteit. Vandaag zonder EDI. Morgen desgewenst mét EDI.
Start klein en zie het effect
Begin met één klant en één week aan orders. Gebruik een licht sjabloon en de drie basiscontroles. Meet drie dingen: doorlooptijd per order, aantal terugvragen en foutpercentage. Je ziet snel waar de winst zit en of je EDI later nodig hebt.
Samengevat
Geen EDI is geen probleem als AI de standaard bewaakt.
Eén duidelijk voorbeeld en drie controles leveren direct rust op.
Chain Fill boekt kloppende orders automatisch in en vraagt gericht door bij twijfel.
EDI blijft mogelijk zonder nieuw project, omdat de velden gelijk blijven.