De stille kosten van handmatige orderinvoer: een verborgen bottleneck in de logistiek

In veel logistieke bedrijven is handmatige orderverwerking nog steeds de norm. Dag in dag uit worden e-mails geopend, PDF’s bekeken, Excel-sheets gekopieerd, en informatie overgetypt in TMS- of WMS-systemen. Op het eerste gezicht lijkt dit een geaccepteerd onderdeel van het werk – ‘het hoort er nou eenmaal bij’. Maar onder deze ogenschijnlijk onschuldige routine ligt een bottleneck die bedrijven ongemerkt veel kost: tijd, geld, fouten en groeikansen.

1. Tijdverlies dat zich opstapelt

Een medewerker die gemiddeld 5 tot 10 minuten nodig heeft om één order in te voeren, lijkt niet dramatisch. Maar als je dagelijks met tientallen of honderden orders werkt, spreek je al snel over uren per dag aan repetitief werk. Werk dat geen waarde toevoegt, alleen noodzakelijk is omdat systemen niet met elkaar praten.

Rekenvoorbeeld: 100 orders per dag x 7 minuten per order = 700 minuten = 11,6 uur per dag aan handmatige verwerking.

Dat is dus meer dan één FTE alleen voor invoer.

2. Foutgevoeligheid = faalkosten

Menselijke fouten zijn onvermijdelijk. Eén typefout in een referentie, een verkeerd losadres of een vergeten opmerking kan leiden tot een vertraagde zending, extra kosten of een boze klant. Hoe meer mensen erbij betrokken zijn, hoe groter het risico.

Volgens sectoronderzoek zijn fouten bij handmatige verwerking verantwoordelijk voor gemiddeld 1-3% van alle transportkosten. Dat klinkt klein, maar op jaarbasis is dat een gigantisch bedrag.

3. Verlies van schaalbaarheid

Handmatige processen schalen niet mee. Als je klantvolume groeit, moet je extra mensen aannemen – met alle kosten, inwerktijd en personeelsrisico’s van dien. Het is een fundamenteel niet schaalbaar model. Juist in een markt die steeds sneller en digitaler wordt, is dat een groot nadeel.

4. Frictie bij personeel

Niemand wordt gelukkig van een werkdag vol knippen, plakken en overtypen. Het is geestdodend werk dat bijdraagt aan personeelsverloop en lagere betrokkenheid. Je beste mensen willen impact maken, niet brandjes blussen in een inbox.

5. Verlies van concurrentievoordeel

Terwijl jij handmatig orders verwerkt, zijn concurrenten al bezig met AI-automatisering, directe klantintegraties en self-service portals. De bedrijven die dit nu slim inrichten, veroveren straks het vertrouwen van klanten met snelheid, foutloosheid en flexibiliteit. Handmatig werken is geen optie meer, het is een risico.

6. Acute uitval door ziekte?

Als je de backoffice laat afhangen van 2 personen, dan ben je enorm kwetsbaar. Want op het moment dat iemand uitvalt, is de helft van je operatie weg gevallen. Door gebruik te maken van een oplossing, zorg je dat je altijd onverwachte situaties goed kan managen.

7. Het spreekt tot de jongere generatie

De jongere generatie is handig met computers en groeit op met AI-systemen. Bedrijven zijn afhankelijk van nieuwe mensen, en als je hun software kan bieden waar ze blij van worden, loop je weer voor op de concurrenten.

Wat kost het écht?

Als je de kosten van handmatige orderinvoer optelt – loonkosten, fouten, vertragingen, personeelstekort, gemiste groei – dan kom je tot een harde conclusie: handmatig orderverwerken is geen backofficeprobleem, het is een strategisch risico.

De oplossing

Automatisering via tools als ChainFill laat systemen praten met je inbox. Orders worden automatisch herkend, gevalideerd en ingevoerd in jouw TMS of WMS, zonder dat iemand een regel hoeft over te typen. De workflow wordt sneller, betrouwbaarder en schaalbaarder – klaar voor de toekomst van logistiek.