Correcte data krijgen en onderhouden is een enorme lastenpost

Iedereen in de logistiek kent de pijn van een kleine fout die uitgroeit tot een enorme verstoring. Een verkeerd ingevoerd adres, een datum die niet klopt met de werkelijke planning, een eenheid die in de verkeerde maatstaf staat of een gevaarlijke stof die zonder juiste markering onderweg gaat. Het lijkt triviaal op het moment van invoer, maar de gevolgen lopen op van onnodige wachttijden tot stilstaande vrachtwagens, gemiste boekingen of boetes. Wat mij keer op keer opvalt is dat organisaties de validatie nog te vaak ná de extractie of ná de invoer plaatsen. Daarmee loop je achter de feiten aan.

Validatie moet je zien als een vangnet dat direct onder de bron hangt. Niet een controle achteraf, maar een laag die vanaf het eerste moment waakt over de kwaliteit van de data. Juist in een wereld waar data uit allerlei richtingen binnenkomt, via PDF, Excel, EDI of platte tekst, is zo’n laag het verschil tussen een proces dat betrouwbaar draait en een proces dat voortdurend brandjes moet blussen.

Neem adressen. Het is ongelooflijk hoeveel variatie en fouten je daar aantreft. Van afkortingen die niet herkend worden tot postcodes die niet overeenkomen met de stad. Zonder referentiebestand wordt het een lappendeken die planners handmatig moeten corrigeren. Normaliseer die adressen direct tegen een referentiebron en je voorkomt dat een zending in de verkeerde regio belandt.

Dan de datums. Het klinkt eenvoudig, maar in een keten die over grenzen heen werkt zie je dat tijdzones bijna nooit goed meegenomen worden. Een laaddatum in Rotterdam is niet hetzelfde als een laaddatum in Shanghai, en toch worden ze vaak blind overgenomen. Plaats je een validatie die altijd checkt of datum en tijdzone overeenkomen met de locatie van laden en lossen, dan haal je heel veel misverstanden weg nog voordat ze impact hebben.

Een derde punt waar het structureel misgaat zijn eenheden. Gewicht in kilogram wordt doorgegeven, maar de ontvangende partij verwacht pounds. Aantal collo wordt ingevoerd waar pallets bedoeld zijn. Het gevolg is dat de vracht niet klopt, de facturatie ontspoort of de lading simpelweg niet in het voertuig past. Een simpele eenhedencontrole voorkomt dat een getal zijn betekenis verliest.

En dan ADR. Iedereen weet hoe cruciaal dit is, en toch wordt de indicator vaak genegeerd of niet goed doorgezet. Met gevaarlijke stoffen kun je je geen fout permitteren. Een validatieregel die direct checkt of ADR-data aanwezig is en overeenkomt met de beperkingen van het transportmiddel is geen luxe maar noodzaak.

Wat al deze voorbeelden gemeen hebben is dat de fout pas echt duur wordt zodra hij de operatie raakt. Dan heb je al mensen en middelen in beweging gezet. Zet je validatie vóór de extractie, direct op de binnenkomende data, dan haal je de angel eruit voordat de keten besmet raakt. Het is alsof je water filtert bij de bron in plaats van achteraf in een reservoir dat al vervuild is.

De les is helder. Data in logistiek is nooit perfect en zal dat ook nooit worden. Maar door slim te valideren kun je van rommelige invoer toch een betrouwbare stroom maken. Het vraagt om discipline, om tooling die flexibel genoeg is, en vooral om de overtuiging dat voorkomen echt beter is dan genezen. Want elke fout die je niet laat binnenkomen, is een fout die je nooit hoeft op te lossen.